Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms
Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat
satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang
berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita.
Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang
dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang
dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau
merger dengan format surat tadi.
Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita
mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun
dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat
format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian
formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir
tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.
- Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
- Klik ribbon Mailings kemudian
klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard
- Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
- Pada Select document type pilih Letters
kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan.
- Pilih Use the current document
kemudian klik Next
- Pada pilihan select recipients, jika
anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian
klik Create.
- Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Klik Customize columns
- Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua
nama kolom terhapus.
- Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama
sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)
- Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
- Jika dirasa sudah cukup klik OK
- Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang
dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK
- Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
- Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
- muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk
memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda
pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan
tanda centang pada list tersebut.
- Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
- Sampai disini kita akan memasukkan
daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan
kursor pada tempat filed diletakkan.
- Pada pilihan write your letter, pilih More
item
- Pada jendela yang muncul pilih nama
filed sesuai dengan dokumen kemudian klik insert
- Ulangi langkah diatas sampai data diisi
dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah
ini.
- kemudian klik Next untuk melihat
hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview
your letters untuk melihat hasil.
- Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
- Terdapat dua pada pilihan complete
merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda
pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui
printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan
pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai
kebutuhan.
sumber :http://ketikankomputer.blogspot.com/2011/11/cara-membuat-mail-merge-di-ms-word-2007.html